Как ограничить доступ сотруднику

В iBox есть три способа ограничить доступ сотруднику.

• Удалить профиль — если сотрудник был добавлен по ошибке.
• Деактивировать сотрудника — если он уволен и больше не должен участвовать в операциях.
• Отключить вход — если сотрудник остаётся в штате, но не должен заходить в систему (например, доставщик).

1. Удалить профиль сотрудника

Когда подходит

Используйте, только если:

• Сотрудник был создан ошибочно
• За ним нет документов, операций, зарплат
• Он не привязан к рабочему месту.

Предупреждение

Если за сотрудником есть документы или привязки, система не позволит удалить профиль — появится ошибка.

Как удалить

1. Перейдите в Настройки → Сотрудники
2. Найдите сотрудника и нажмите иконку корзины Удалить

3. Подтвердите действие

2. Деактивировать сотрудника (уволить)

Этот способ подходит, если сотрудник перестал работать и его нельзя использовать в документах, но вы хотите сохранить историю.

Когда подходит

• Сотрудник уволен
• Его нельзя выбирать в документах
• Нужно сохранить историю его продаж, операций и выплат

Пример

Майкл — сотрудник, которого вы увольняете.
Вы хотите, чтобы он полностью исчез из текущих операций, но его история осталась в системе.

В этом случае нужно деактивировать сотрудника.

Как деактивировать

1. Откройте Настройки → Сотрудники
2. Поставьте галочку рядом с сотрудником
3. В верхнем меню нажмите Сделать неактивным

Что происходит

Сотрудник больше не может войти в систему, не отображается в документах.
Все его данные и история — сохраняются.

3. Отключить вход (сотрудник в штате, но без доступа)

Используется, когда сотрудник остается работать, но не должен заходить в систему.

Когда подходит

• Сотрудник больше не пользуется системой
• Вы не хотите оплачивать за него лицензию, но он продолжает участвовать в операциях как доставщик, посредник или ответственное лицо.

Пример

Джон — ваш доставщик.
Он больше не пользуется приложением, но вы продолжаете указывать его в документах и начислять зарплату.

В этом случае нужно отключить вход, а не деактивировать.

Как отключить вход

1. Перейдите в Настройки → Сотрудники
2. Откройте профиль сотрудника (значок карандаша)
3. Найдите опцию Разрешить вход в систему
4. Уберите галочку

5. Сохраните изменения

Информация

Что происходит:

• Сотрудник остается активным.
• Можно назначать его ответственным, создавать документы, начислять зарплату.
• Но войти в систему он не сможет.

Коротко: Майкл и Джон

• Майкл (уволен)
  → Деактивировать
  → История сохраняется
  → Нельзя создавать новые документы с ним

• Джон (доставщик)
  → Отключить вход
  → История сохраняется
  → Можно назначать его посредником/доставщиком → Можно начислять и выплачивать зарплату → Лицензия на вход не требуется

Итог — что использовать

• Удаление — только если сотрудник создан по ошибке
• Деактивация — для уволенных сотрудников
• Отключение входа — для сотрудников, которые работают, но не должны входить в систему

Выбирайте способ в зависимости от роли сотрудника и процессов вашей компании.